Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường Mầm non

Nội dung text: Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường Mầm non

1. công tác văn thư nên hầu hết các trường đều bố trí cán bộ làm công tác này còn chậm. Do yêu cầu đổi mới về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục. Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, thông tư, văn bản chuyên môn ngày càng nhiều. - Nên các năm gần đây nhận thức được việc phải cần có một cán bộ văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách Một cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu hết các trường đều có bố trí cán bộ làm công tác này nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc chưa khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng. Bản thân tôi được rút ra những thuận lợi và khó khăn như sau: 2. Đặc điểm tình hình: - Trường Mầm non Hương Sen được đặt tại ấp 19, xã Phong Thạnh, Thị xã Giá Rai, tỉnh Bạc Liêu, là trường vùng sâu của Thị xã Giá Rai. Gồm có 01 điểm trung tâm và 02 điểm lẻ được đặt tại ấp 19A và ấp 23. - Tổng số Cán bộ, giáo viên, nhân viên: 28/26 nữ. Trong đó: Ban giám hiệu: 3/3 nữ, giáo viên: 18/18 nữ, Nhân viên: 7/5 nữ. - Cơ sở vật chất: Có 10 phòng học phục vụ công tác giảng dạy và 11 phòng chức năng phục vụ các mặt hoạt động của nhà trường a. Thuận lợi: - Được sự quan tâm của lãnh đạo phòng GD và ĐT thị xã Giá Rai; Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã Phong Thạnh. Sự chỉ đạo, quan tâm sâu sát của Ban giám hiệu nhà trường và sự phối hợp chặt chẽ, đoàn kết của cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường. - Cơ sở vật chất khang trang, đảm bảo trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao công tác chăm sóc giáo dục trẻ tại nhà trường. - Bản thân được đào tạo chính quy công tác văn thư lưu trữ, việc thực hiện nhiệm vụ được thuận lợi đúng với chuyên môn, nhưng bênh cạnh đó cũng có gặp một số khó khăn. b. Khó khăn: 2
2. + Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. + Làm các loại biên bản. + Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. 1. Giải pháp lưu trữ hồ sơ: - Có nhiều giải pháp lưu trữ hồ sơ khác nhau như: Lưu trữ theo vần, lưu theo số, sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian, sắp xếp hồ sơ theo chủ đề - Bản thân tôi chọn cách lưu trữ hồ sơ theo “số và theo thời gian”, phương pháp này nhằm để phân loại hồ sơ thuận tiện, đặc biệt là các tài liệu được đánh số dễ dàng tìm tài liệu và có sổ theo dõi số đến và số đi. - Đối với lưu trữ văn bản đến được lưu trữ theo số và thời gian như sau: + Số đến được tính bắt đầu từ ngày 01/01 hằng năm theo năm dương lịch và bắt đầu từ số 01 (đối với số 1 đến số 9 thì phải có số 0 đứng trước nhằm để hạn chế sai lệch người khác có thể viết thêm vào) Ví dụ: đánh mã số đến của văn bản đến: 4
3. 3 Giải pháp theo dõi văn bản đến: - Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận ).Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho đơn vị mình hay không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ). Công văn đến có thể chia thành một số loại như sau: loại nguyên tắc, loại công việc, loại tham khảo. Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu: SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN Nơi gởi Số kí Ngày, Trích yếu Người Ghi Ngày Số công hiệu tháng nội dung nhận công chú đến Đến văn công văn công văn công văn văn đến 1 2 3 4 5 6 7 8 1 . . 2 . . 4. Giải pháp tổ chức giải quyết công văn đi. Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. - Thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết công văn đi của nhà trường. - Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục. - Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi. - Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn 6
4. không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao. - Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác IV. Khả năng ứng dụng: - Được áp dụng cho công tác văn thư lưu trữ tại trường Mầm non Hương Sen và cho các trường Mầm non khác trong thị xã. C. KẾT LUẬN: 1. Kết quả ứng dụng: - Trong thời công tác đến giờ luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công. - Rèn luyện được tính chủ động, ngăn nấp, gòn gàn, có trách nhiệm trong công việc. - Các loại báo cáo về Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Giá Rai kịp thời, đúng thời hạn, đúng thể thưc theo yêu cầu. - Không thất thoát các loại hồ sơ. 2. Kết luận quá trình nghiên cứu: - Công tác văn thư lưu trữ phát huy được hiệu quả cao trong công tác quản lý, ý thực được vài trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. - Thông qua những biện pháp cụ thể trên của đơn vị chúng tôi trong công tác lưu trữ văn thư đạt được kết quả như: Hồ sơ được sắp xếp có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm mỹ, dễ tìm kiếm. - Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác - Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỹ sắp xếp các loại văn bản một cách ngăn nắp có khoa học nên từ năm 2015 đến nay trường Mầm non Hương 8